Resultaten onderzoek

Het onderzoek heeft zich enerzijds gericht op de vraag of de functionarissen van ArtEZ de juiste stappen hebben genomen of deze proportioneel waren en of er voldoende zorgvuldig is gehandeld. Daarnaast hebben de onderzoekers onderzocht of er wellicht onderliggende zaken zijn bij de AKI waardoor het een en ander zo heeft kunnen escaleren in het verleden. 

Om het proces zorgvuldig te laten verlopen en een kritische, onafhankelijke blik te garanderen, is een begeleidingscommissie aangesteld. Het onderzoek heeft langer geduurd dan van tevoren ingeschat omdat, onder andere omdat de onderzoekers gedurende het proces hebben aangegeven met aanvullende personen wensen te spreken voor een completer beeld.  

Het rapport constateert, maar geeft weinig aanbevelingen. Het CvB vindt het van belang om op basis van deze constateringen de vertaling te maken naar reflectie, conclusies en passende opvolging en of acties en dat transparant te delen. Vandaar dat wij even de tijd hebben genomen om deze vertaling zorgvuldig te maken, wat enige tijd in beslag heeft genomen. 

Allereerst is het van belang te benadrukken dat het CvB het betreurt dat er (oud)medewerkers en (oud)studenten zijn die last hebben (gehad) van hun tijd bij AKI ArtEZ. Dit is niet de bedoeling en waar passend zullen wij met hen in gesprek gaan, als dat al niet is gebeurd. We beseffen ons dat er meer nodig is dan dit gesprek; aan het eind van deze reactie gaan we daar verder op in.

Dit onderzoek en de uitkomsten daarvan gaan we gebruiken om van te leren. Dus nemen we als CvB de bevindingen in het rapport ter harte en kijken we kritisch naar de processen, rolverdeling, communicatie en cultuur binnen ArtEZ als geheel en AKI ArtEZ in het bijzonder. Tot slot heeft het CvB noch de RvT aanleiding gevonden in het rapport om persoonlijke, arbeidsrechtelijke maatregelen te treffen ten aanzien van diverse functionarissen van ArtEZ, waaronder die van het CvB zelf. 

Onderzoeksvraag 1 – constateringen Hoffmann 

De onderzoekers stellen in het rapport dat “Op basis van de gevoerde gesprekken en na kennisneming van de ter zake doende documenten kan worden gesteld dat de functionarissen namens AKI en ArtEZ formeel gezien de juiste stappen, besluiten, acties en handelingen hebben gevolgd/genomen.” Ook “(..) kan worden gesteld dat deze stappen, besluiten, acties en handelingen hebben plaats gevonden volgens de geldende procedures.”

Zij zijn echter ook kritisch en stellen dat de Centrale Examencommissie (CEC) te voortvarend en dat ArtEZ als geheel onvoldoende zorgvuldig dan wel proportioneel heeft gehandeld.

Reflectie

Het CvB en de CEC hebben deze uitkomsten besproken. Zowel het CvB als de CEC respecteren deze constateringen en betreuren deze. In overeenstemming met de uitspraak van het College van Beroep is in februari 2021 de schorsing van de examinator destijds al opgeheven.

Verder heeft de rechter vergelijkbaar gevonnist in de rechtszaak die is gevoerd in het voorjaar van 2022 door de studente en heeft ArtEZ  een schadevergoeding opgelegd gekregen, die inmiddels is betaald.

Acties, reeds ingezet

Er zitten verschillende elementen aan deze situatie: het raakt onder andere aan de positie en verantwoordelijkheid van de examinator in het hoger onderwijs. Het aanwijzen van examinatoren is een wettelijke verantwoordelijkheid van de examencommissie.

CvB en CEC hechten eraan te benadrukken dat het voor de rol van examinator essentieel is dat er geen mogelijke schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling is.

Het is belangrijk te constateren dat de praktijk van destijds niet meer overeenstemt met die van 2023. Er wordt al enkele jaren door het CvB samen met de CEC gewerkt aan de verdere ontwikkeling van de examencommissie.

Zo zijn er ontwikkelingen met betrekking tot de examencommissie doorgevoerd als de doorontwikkeling van de functieprofielen, taak-en rolomschrijving (ook van examinatoren), zittingstermijnen, voorwaarden voor evt. herbenoeming en een rooster van aan- en aftreden.

Ten aanzien van de schijn van belangenverstrengeling zien we dat volgens het destijds geldende reglement en de toen bestaande praktijk; examinatoren werden aangewezen door de leidinggevende. Het Hoffmann rapport heeft geconstateerd dat het aannemelijk was -gegeven de toen gangbare praktijk- dat het melden van een mogelijke betrokkenheid van een beoordelaar of examinator bij de leidinggevende, voldoende kon lijken om deze schijn weg te nemen.
Daarin bekrachtigt het rapport het oordeel van het College van Beroep. Inmiddels wordt binnen ArtEZ de wettelijke taak van de examencommissie geeffectueerd dat enkel de CEC examinatoren kan aanwijzen.

Aanvullende acties

In reflectie op de constateringen van het rapport zullen CvB en examencommissie drie aanvullende ontwikkelpunten toevoegen aan de reeds lopende ontwikkelingen.

Allereerst vinden het CvB en de CEC het belangrijk dat er in mogelijke nieuwe, vergelijkbare situaties zowel aandacht is voor de zorgvuldigheid én dat de bedoeling van de regelgeving is geborgd. Hiermee moet voorkomen worden dat in toekomstige gevallen te voortvarend of onzorgvuldig wordt gewerkt. Dit wordt, voor de start van het nieuwe collegejaar, nader uitgewerkt in een richtlijn die we zullen communiceren met de betrokkenen.  

Wij zullen er, vanaf nu, voor zorgen dat examinatoren middels een aanwijzingsbrief steeds helder benoemd krijgen wat de taken, rollen en verplichtingen zijn. Hierin zal expliciet aandacht worden besteed aan het belang van deze onpartijdigheid en de verplichting tot het uit zichzelf terugtreden in gevallen dat de schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling aan de orde kan zijn. Het duidelijk stellen van kaders en rolomschrijvingen moet er in de toekomst voor zorgen dat mogelijke onduidelijkheden en de schijn van vooringenomenheid worden voorkomen.

Daarnaast wordt al gewerkt aan een mogelijkheid voor examinatoren om, als ze het niet eens zijn met een besluit van de examencommissie jegens hen, dit voor te leggen aan een onafhankelijke instantie binnen ArtEZ. Tot nu toe konden ze alleen bezwaar bij de examencommissie maken en daarna naar de rechter stappen, zoals in de wet staat. Hoe CEC en examinatoren zich tot elkaar verhouden als er een geschil is over het handelen van een examinator, is een vraag waar meerdere hogeronderwijsinstellingen zich over buigen. Het CvB zal dit middels de bestaande gremia van de Vereniging Hogescholen en ook de onderwijsinspectie onder de aandacht brengen van het ministerie, aangezien dit een onduidelijkheid in de landelijke regelgeving betreft.

In afwachting van deze landelijke duidelijkheid zoekt het CvB een werkwijze die binnen ArtEZ kan gelden als overbrugging. Immers, de huidige situatie is hoogst onwenselijk. Het CvB heeft hierover advies gevraagd aan een externe onderwijsjurist, die enkele alternatieven heeft beschreven. Er wordt nu gewogen welke het meest effectief is; dit voorstel zal ook met enkele vertegenwoordigers uit het onderwijs worden besproken.

Onderzoeksvraag 2 – constateringen Hoffmann

De onderzoekers stellen in het rapport dat er onderliggende zaken geconstateerd zijn in het verleden bij de AKI, waardoor een en ander heeft kunnen escaleren. Uit de gesprekken werd duidelijk dat men vond dat er in de periode 2018-2022 veel onvrede en onrust was. Zo kende de AKI geen aanspreekcultuur en werd er niet gecommuniceerd met elkaar, maar over elkaar. De diverse wisselingen op directie en MT-niveau heeft de sfeer in negatieve zin beïnvloed. Rolonduidelijkheid, dubbele (interim) functies en echtelijke relatie tussen medewerkers hebben niet bijgedragen aan een prettige werkomgeving.

Het  ontbreekt  aan  enige  vorm  van zelfreflectie en/of overschatten. Medewerkers gaan confrontaties uit de weg, waardoor niet uitgesproken ergernissen en teleurstellingen onderhuids blijven bestaan, worden opgekropt en op enig ander moment ongenuanceerd tot uiting komen.”

Reflectie

De uitkomsten van het rapport op deze onderzoeksvraag komen voor het CvB niet onverwacht. Het onderzoek is mede door de rechtszaken, maar zeker ook door de onrust binnen de AKI en de publicaties in de Tubantia, geïnitieerd. De omschreven cultuur is uitdrukkelijk niet de cultuur waar ArtEZ voor wil staan. Het is voor het CvB van belang dit te adresseren om herhaling te voorkomen in de toekomst. Het is echter geen gemakkelijke opgave om een cultuur te veranderen. Dat betekent dat dit, behalve van het CvB, van iedereen binnen AKI ArtEZ, iets zal vragen.

In het verlengde daarvan is het belangrijk om met elkaar te werken aan rolduidelijkheid. Wie is waar precies van? Als CvB hebben wij teruggekeken op de besluiten die wij genomen of bekrachtigd hebben door het benoemen van interim leidinggevenden of het laten vervangen van taken en functies door medewerkers die ook hun eigen functie bleven vervullen. Door deze dubbele rollen hebben wij hen maar ook andere medewerkers in een lastige, onduidelijke en onwenselijke situatie gebracht. Onder andere door hen meerdere leidinggevende rollen tegelijk te laten vervullen. Dat maakte goed functioneren niet goed mogelijk en heeft ook zijn weerslag gehad op de rest van de organisatie. Dat betreuren wij ten zeerste en zal voor ons bij toekomstige situaties een belangrijke les en aandachtspunt zijn en dus niet herhaald worden. Hierover zullen wij met de betrokken (oud-)medewerkers in gesprek gaan.

Informatievoorziening en transparantie van beide kanten verbeteren, is noodzakelijk voor een gezonde cultuur. Dat werkt twee kanten op: informatievoorziening vanuit CvB en directie naar de rest van de organisatie, en ook het opvangen van signalen vanuit de AKI ArtEZ-organisatie door directie en CvB. Hoewel er diverse instrumenten zijn waarlangs signalen gemeld kunnen worden, blijkt dat niet afdoende te zijn geweest. Het is de bedoeling dat signalen gehoord worden en serieus worden genomen én dat er adequaat gehandeld wordt. Het spijt het CvB dat dit niet zo is ervaren en heeft gewerkt. We zullen ons eigen handelen en onze processen kritisch evalueren om dit in de toekomst beter te doen. De heldere kaders, als hierboven geschetst, gaan hierbij ook helpen in de duiding wie wanneer, waarbij wordt betrokken.

Acties, reeds ingezet

Het CvB heeft de afgelopen jaren, voorafgaand aan dit onderzoek reeds stappen genomen om de cultuurverandering te bewerkstelligen. Onder andere met de aanstelling van de nieuwe directeur, die per september 2022 is begonnen; zij heeft deze opdracht mee gekregen. Zij werkt, samen met het MT en de staf van de AKI aan het creëren van een omgeving die veilig genoeg is om wél met elkaar een aanspreekcultuur te kunnen ervaren. Onder andere door nieuwe omgangsvormen, transparante overleggen, rolduidelijkheid heldere afspraken en scherpere sturing te implementeren. Zij wordt hierin bijgestaan door interne en externe experts.

De verbetering in de informatievoorziening naar de medewerkers en studenten in de academie is al opgepakt door zowel de interim-directeur als nieuwe directeur.  De AKI-dagen zijn daar een concreet voorbeeld van, waar nodig of wenselijk met ook betrokkenheid van CvB. Wij blijven de ontwikkeling van de cultuur met de nieuwe directeur volgen.

 Aanvullende acties

Veel verschil van inzicht gaat over de kaders, hieruit trekt het CvB lessen voor heel ArtEZ. We gaan in gesprek met de directeuren om (bestaande) kaders te verhelderen, met oog voor de impact ervan in de praktijk. We zullen daarbij zeker aandacht geven aan de ArtEZ-brede gedragsregels, kaders met betrekking tot relaties (familie, liefde) op het werk, en deze waar nodig aanpassen. Heldere kaders, zoals taken rollen en functieomschrijvingen zijn ook nodig om met elkaar te kunnen werken aan die aanspreekcultuur.

Ten aanzien van de cultuur en sociale veiligheid binnen heel ArtEZ heeft een onafhankelijk bureau tussen 2021 en 2023 een onderzoek uitgevoerd bij alle eenheden van ArtEZ. Per academie komen er aandachts- en verbeterpunten uit dit onderzoek, als beginpunt voor verbetering.
Ook bij de AKI is dit onderzoek uitgevoerd. Binnenkort wordt het complete onderzoek op heel ArtEZ, afgerond. De uitkomsten bieden meer inzicht en ook houvast bij de follow up in handelen binnen de academies en eenheden en het bouwen aan een veilige leer- en werkomgeving op ArtEZ. Met alle directeuren blijven we regelmatig gesprekken voeren in de reguliere gesprekscyclus om signalen ten aanzien van cultuur en sociale veiligheid structureel beter te kunnen opvangen.

Hoe verder

Het is ons duidelijk dat met dit rapport en onze reactie erop, nog veel stappen te zetten zijn naar een veilige leer- en werkomgeving voor studenten en medewerkers. Daar moeten we ons gezamenlijk  voor inzetten er is dus voor ons allemaal nog werk aan de winkel. Naast bovenstaande acties als het verduidelijken en handhaven van de kaders van gedrag is er ook een proces nodig waarin we bekijken wat er voor de betrokkenen nodig is om weer met elkaar te kunnen werken binnen ArtEZ. Er is over en weer veel gebeurd dat veel impact heeft gehad Dat behoeft aandacht; dat is met het verschijnen van het rapport niet opgelost. Hiervoor zullen we, onder begeleiding van een externe expert, een traject opzetten. Dat zal na de zomervakantie gebeuren.

Rapport onderzoek Hoffmann 2023

Het hele rapport lees je hier. Paragraaf 2.1.1. is op 17 juli 2023 vervangen door de aangepaste paragraaf 2.1.1. Lees dus deze paragraaf in dit document, in plaats van in het originele document.